Financement des groupes étudiants

Annonce importante : le processus de demande de subvention a changé

Ce qui a été le plus reproché au groupe Financement AÉUM par les groupes étudiants sont les temps d’attente trop longs entre le dépôt de demande et la décision. Un des facteurs principaux affectant ce temps d’attente est la structure des demandes que nous avons reçues. La plupart de celles-ci concernaient plusieurs évènements et ne définissaient souvent pas clairement les détails et les budgets de chaque évènements. De plus, de nombreux groupes demandaient plus d’argent qu’il ne leur en fallait et la plupart de ces demandes ne correspondaient pas aux missions des fonds concernés. L’ensemble de ces facteurs a accru le temps dont le Comité a eu besoin pour traiter chaque dossier, et a multiplié le nombre de fois que le Comité a dû évaluer un dossier pour estimer sa pertinence envers chaque fonds. Afin de parer ces problèmes et de réduire les temps d’attente des groupes souhaitant connaitre la réponse à leur demande, nous avons modifié le processus de demande de subvention. Cette session scolaire, un dossier de demande de subvention doit être déposé pour chaque évènement, et chaque dossier ne doit viser qu’un seul fonds.

UN ÉVÈNEMENT et UN FONDS par dossier. Chaque évènement, projet, initiative ou voyage dont vous souhaitez la subvention nécessitera une demande propre, et seul un fonds peut faire l’objet de cette demande. Les clubs AÉUM de pleins droits peuvent choisir de demander une subvention du Fonds des clubs pour amortir leurs couts opérationnels, mais si vous avez un évènement (ou un projet, etc) pour lequel vous demandez une subvention, par exemple, du Fonds des ambassadeurs, vous devrez alors envoyer séparément un dossier de demande spécifique à cet évènement (ou projet, etc.) Pour la grande majorité des dossiers, faire la demande d’un seul fonds suffira. Dans le cas très particulier ou vous pensez que votre évènement est éligible à être financé par plusieurs fonds, vous pourrez envoyer deux dossiers de demande de subvention séparés pour le même évènement – un par fonds. Si vous choisissez de faire cela, vous devrez indiquer explicitement quelles dépenses de l’évènement devraient être couvertes par quel fonds. Pour toute autre question, veuillez voir la nouvelle FAQ du financement des groupes étudiants.

Date limite d’envoi de demande pour la session d’hiver 2016

La date limite est déjà passée.

Les demandes continueront d’être acceptées après la date limite, mais les demandes faites avant la date limite seront traitées en priorité. Le Fonds des ambassadeurs est épuisé donc les demandes le concernant seront rejetées.

Dates de parution des décisions 2016

Ces dates ne concernent que les demandes déposées d’ici la date limite.

Fonds Date de parution approximative
Fonds des ambassadeurs 3 février (paru)
Fonds écologique 22 février (paru)
Fonds des premières années 13 février (paru)
Fonds des espaces universitaires 3 février (paru)
Fonds caritatifs 13 février (paru)
Fonds équitable 22 février (paru)
Fonds pour la vie de campus 29 février (paru)
Fonds des clubs 22 mars

**Veuillez noter que ces dates sont sujettes à modification. Veuillez ne pas contacter le Commissaire des financements si vous n’avez pas reçu votre décision exactement à la date affichée.

Heures de bureau du Commissaire aux financements

Les heures de bureau du Commissaire aux financements pour l’hiver 2016 sont les lundis de 13h à 15h aux bureaux de l’AÉUM, chaque semaine, jusqu’à la fin des cours. Une annonce sera publiée sur cette page si les heures de bureaux venaient à être annulées une semaine quelconque. Vous pouvez passer voir le Commissaire pour toute question concernant les financements de l’AÉUM, mais vous pourriez gagner du temps si vous consultez la FAQ du financement des groupes étudiants au cas où vos questions aient déjà été répondues.

Déposer sa demande de subvention

L’AÉUM dispose de plusieurs fonds pour soutenir les activités étudiantes financièrement, et n’importe quel groupe étudiant peut demander à en bénéficier. Les demandes concernant les huit fonds (le fonds des ambassadeurs, le fonds de la vie de campus, le fonds écologique, le fonds des espaces universitaires, le fonds caritatif, le fonds équitable et le fonds des premières années) sont évaluées par le Comité des financements. Le formulaire de demande de subvention pour l’hiver est un formulaire en ligne ; les demandes envoyées par courrier ou par e-mail ne seront désormais plus acceptés. Si vous avez des questions, telles que comment poser sa demande de subvention, qui est éligible, ce à quoi ressemble le processus, etc., veuillez consulter la FAQ.

Exemple de dossier de demande de subvention

Voici un exemple de demande, un exemple de budget d’évènement/de projet, et un exemple de budget annuel. Ces exemples vous donneront une idée de ce à quoi devrait ressembler votre dossier. Les documents contiennent des astuces et des erreurs courantes, donc il est vivement recommandé que vous les lisiez avant d’envoyer votre dossier.

Concernant les subventions accordées – Deuxièmes acomptes

Si votre groupe étudiant obtient une subvention, cette dernière sera répartie sur deux acomptes. Le premier acompte de 50% de la valeur totale sera envoyé immédiatement, mais avant de pouvoir toucher les 50% restants, vous devrez envoyer un Rapport de deuxième acompte AVANT la date butoir indiquée dans l’e-mail de confirmation que vous aurez reçu. Les dates butoirs du Rapport de deuxième acompte varient selon les dates indiquées dans votre dossier. Cependant si vos évènements ne se dérouleront pas avant la date butoir fournie, vous serez néanmoins tenus de demander une prolongation de délais au Commissaire aux financements AVANT la date butoir. Si vous n’envoyez pas votre rapport à temps ou que votre prolongation n’a pas été accordée avant la date butoir, cette partie de la subvention sera allouée à d’autres groupes étudiants. Il n’y aura aucune exception à cette règle. Pour les clubs AÉUM, notez que l’Audit de club et le Rapport de deuxième acompte sont des prérequis différents, et que vous êtes tenus d’envoyer ces deux documents dans leurs délais respectifs.

Solde approximative des fonds pour la session d’hiver 2016 le 8 mars 2016 :

Fonds des clubs: $28,640 (pour toute l’année)
Fonds pour la vie de campus: 8 200$
Fonds des ambassadeurs: 3 000$
Fonds écologique: 30 000$
Fonds des espaces universitaires: 0$
Fonds caritatif: 5 360$
Fonds équitables: 1 005$
Fonds des premières années: 4 080$


Fonds pour les clubs

Le Fonds des clubs a pour but de financer les activités des clubs pendant toute la session scolaire, plutôt que des évènements individuels. Ce fonds n’est ouvert qu’aux clubs AÉUM de plein droit. Pour être financés tout au long de l’année, les clubs doivent déposer leurs demandes de subventions pendant la session d’automne et la session d’hiver. Veuillez n’inclure que les évènements ayant lieu lors de la session pour laquelle vous souhaiter être subventionné, ainsi que les budgets prévus pour ces évènements. Le budget d’évènement/de projet sera plus détaillé et sera le budget principal utilisé pour évaluer votre dossier. Le budget annuel donnera au Comité une idée de la santé financière générale de votre groupe. L’objectif du club doit être indiqué clairement dans son dossier, et les évènements en questions doivent correspondre à la mission énoncée dans la constitution du club.

  • Éléments pris en compte par le Comité des financements :
    • Le Fonds des clubs finance en priorité les clubs ayant les meilleurs scores d’audit.
    • Qualité des évènements.
    • Bénéfices apportés aux étudiants.
    • Capacité de levée de fonds.
    • Constitution des membres du club.
    • Histoire des clubs.
Fonds pour la vie sur le campus

Le Fonds pour la vie de campus est une source d’aide financière spécifique aux initiatives entreprises sur le campus ou à proximité, telles que des projets, des évènements, des conférences, des publications ainsi que des créations de nature académique, sociale ou sportive.

Critères pour réussir sa demande de Fonds pour la vie de campus :

  • L’initiative se déroule sur le campus ou à proximité.
  • L’initiative contribue à améliorer la vie étudiante et communautaire, au-delà des personnes directement impliquées dans l’initiative.
  • L’initiative est ouverte à tous les membres de l’AÉUM.
  • La nourriture et les boissons ne seront pas subventionnées dans la plupart des cas.
  • Les évènements pour lesquels les recettes surpassent les dépenses ne peuvent être subventionnés.
  • Certains de ces critères peuvent être relaxés pour les équipes sportives de McGill insuffisamment financées de catégorie III.
Fonds de l’ambassadeur

Le Fonds des ambassadeurs est une source d’aide financière pour les étudiants de McGill participants à des compétitions ou à des conférences de nature académique. Les demandes concernant le Fonds des ambassadeurs doivent être spécifiques à un évènement hors-campus. Si vous organisez un évènement académique sur le campus ou à proximité, nous vous recommandons plutôt de considérer le Fonds pour la vie de campus. Le Fonds des ambassadeurs est ouvert aux équipes sportives de catégorie III.

Fonds vert

Le Fonds écologique est une source d’aide financière pour les initiatives étudiantes de développement durable ou les efforts de promotion d’un mode de vie durable sur le campus. Les groupes qui réduisent leur impact environnemental mais qui pour cela engendrent des couts supplémentaires sont également éligibles. Pour plus d’informations sur ce qui constitue une initiative écologique valide, veuillez contacter le Commissaire écologique de l’AÉUM à environment@ssmu.mcgill.ca.

Le Comité des financements de l’AÉUM examinera votre demande et déterminera votre subvention selon les critères suivants et le règlement :

  • Evaluation et avancement de la politique de développement durable de l’AÉUM.
  • Minimisation de l’impact environnemental négatif de l’AÉUM.
  • Sensibilisation des membres de l’AÉUM aux enjeux environnementaux.
  • Comportement et pratiques écologiques.
  • Un impact positif sur les points suivant sera pris en compte :
    • Amélioration des infrastructures pour cyclistes.
    • Réduction d’émissions de gaz à effets de serres.
    • Augmentation du compostage des matières organiques.
    • Implémentation de la réduction et récupération des déchets.
    • Promotion d’une vie de quartier propre, saine et calme.
    • Organisation d’évènements responsables envers l’environnement.
    • Mise en place d’un système de gestion du développement durable
  • Détails:
    • Nous ne subventionneront pas le papier recyclé. Le Comité subventionnera en revanche la possible différence de couts entre le matériel non-biodégradable et le matériel biodégradable si ce dernier est plus cher.
    • Nous ne subventionneront pas la nourriture ou les boissons.
Fonds pour l’espace de travail

Le Fonds des espaces universitaires est une source d’aide financière destinée à financer des améliorations physiques aux bâtiments sur le campus. Les projets ayant fait appel au Fonds des espaces universitaires ont compris du mobilier pour les bureaux des associations de facultés de premier cycle, les rénovations de la cuisine de Ghetto Shul, le distributeur automatique du Flat Bike Collective, et autres projets similaires.

Fonds pour la charité

Le Fonds caritatif est une source d’aide financière pour les projets encourageant le renforcement communautaire entre la communauté de McGill et les communautés voisines. Le Fonds caritatif est principalement destiné aux initiatives d’engagement communautaire, et non aux évènements ayant pour seul but de lever des fonds.

Critères pour réussir sa demande de Fonds caritatif : L’initiative

  • Contribue à l’égalité des chances parmi sa communauté, sa région, son pays et dans le monde.
  • Revendique l’idée que les accomplissements d’une personne devraient être le produit de ses talents, ses efforts et ses ambitions, plutôt que de sa couleur de peau, son sexe, ou son milieu social ou familial
  • Tente d’éliminer les privations des autres.
  • Promeut une culture inclusive à McGill.
  • Renforce l’esprit communautaire en facilitant la collaboration directe entre les étudiants de McGill et les organisations communautaires.

 

Éléments impératifs à votre demande de subvention du Fonds caritatif :

  • Les étudiants de McGill participent et sont engagé dans un projet pour la communauté.
  • Le projet contribue à résoudre des problèmes et objectifs sociaux réels (le projet satisfait un besoin clairement identifié dans la communauté).
  • Le projet est régulièrement en manque de ressources financières et ne reçoit pas d’aide financière des sources traditionnelles (gouvernement, organisation mère, etc.)
  • Le projet est impliqué dans le développement communautaire et dans l’approvisionnement de capitaux et de services sociaux.
  • Les subventions sont accordées en priorité aux projets offrants des services cohérents avec les compétences des personnes offrants ces services.

Pour plus d’informations sur les conditions d’éligibilité, veuillez contacter le Commissaire aux financements à fundcom@ssmu.mcgill.ca

Fonds pour l’équité

Le Fonds équitable est une source d’aide financière pour les projets, la recherche et les règlementations visant à éliminer la discrimination et à promouvoir l’inclusion et l’accessibilité dans la communauté de McGill. Ces initiatives peuvent renforcer le leadership, encourager l’engagement civique ou mettre en évidence les inégalités vécues par les membres de groupes défavorisés, historiquement comme actuellement.

Pour plus d’informations sur les conditions d’éligibilité pour ce fonds, veuillez contacter le Commissaire pour l’équité de l’AÉUM à equity@ssmu.mcgill.ca.

 

Fonds pour la première année

Le Fonds des premières années est une source d’aide financière pour aider les étudiants en première année toutes facultés confondues et les groupes les représentants à s’engager dans des initiatives et à créer un impact positif sur la représentation et l’expérience des étudiants en première année.