FAQ du financement des groupes étudiants

Avant de déposer votre demande

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Avant de déposer votre demande

Qui peut faire une demande de subvention ?

  • Tout groupe étudiant de McGill peut faire une demande de subvention, mais pas tous ne peuvent demander la subvention du Fonds des clubs. Seuls les clubs peuvent en faire la demande.

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Lors de quelle session scolaire devrais-je déposer ma demande de subvention ?

  • Il y a une date limite pour les demandes de subventions au début de chaque session scolaire –une en septembre et une en janvier. Veuillez demander les subventions offertes pendant la session durant laquelle vos évènements ou vos activités auront lieu.
  • Les demandes faites pour des évènements se déroulant à une date trop lointaine seront rejetées et vous serez priés de réessayer ultérieurement. Nous sommes plus indulgent en ce qui concerne les évènements se tenant au tout début de la session académique suivante, donc contactez le ou la Commissaire aux financements pour déterminer votre éligibilité.

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Quel type de subvention devrais-je demander ?

  • Les subventions proviennent de huit fonds différents : le Fonds des ambassadeurs, le Fonds pour la vie de campus, le Fonds caritatif, le Fonds des clubs, le Fonds équitable, le Fonds des premières années, le Fonds écologique et le Fonds pour les espaces universitaires.
  • Découvrez le rôle de chaque fonds sur la page principale de l’AÉUM sur le financement des groupes étudiants..
  • Voici une courte description de chaque fonds :
    • Fonds des ambassadeurs – Pour les groupes représentant McGill à des compétitions ou à des conférences de nature académiques à l’extérieur de McGill.
    • Fonds pour la vie de campus – Pour les initiatives ayant lieu sur le campus ou à proximité et qui améliorent la vie des étudiants.
    • Fonds des clubs – Disponible uniquement pour les clubs AÉUM à part entière, pour amortir leurs couts d’opération.
    • Fonds caritatif – Pour les projets d’engagement communautaire. N’est généralement pas destiné aux évènements ou aux initiatives ayant pour seul but de lever des fonds.
    • Fonds équitable – Pour les projets, la recherche et les règlementations visant à éliminer la discrimination et à promouvoir l’inclusion et l’accessibilité dans la communauté de McGill.
    • Fonds des premières années – Pour les évènements et initiatives ayant un impact positif sur la représentation et l’expérience des étudiants de première année.
    • Fonds écologique – Pour les initiatives étudiantes de développement durable ou les efforts de promotion d’un mode de vie durable sur le campus.
    • Fonds des espaces universitaires – Pour l’amélioration des bâtiments sur le campus.

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Quelle somme devrais-je demander ?

  • Techniquement parlant, il n’y a pas de limite fixe à la somme dont vous pouvez faire la demande, mais il est recommandé que vous demandiez une somme raisonnable.
  • La règle d’or : Demandez la somme minimum nécessaire à vos besoins. Celle-ci devrait être évidente dans votre budget.

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Et si je rate un délai ?

  • Vous avez plusieurs options. Le Comité des financements continue d’accepter les demandes pendant l’année, mais les demandes envoyées avant la date limite seront traitées en priorité.
    • Les demandes retardataires visant des fonds dont les subventions sont sujettes à compétition – tels que le Fonds des ambassadeurs, le Fonds pour la vie de campus et le Fonds des clubs – ne sont généralement pas prise en compte, car ces fonds sont épuisés par les demandes déposées avant la date limite.
    • En ce qui concerne les subventions moins compétitives – telles que celles provenant des Fonds écologique, équitable, des premières années, des espaces universitaires et caritatif – les demandes retardataires ont des chances nettement plus accrues d’être considérées.
  • Vous pouvez également déposer une demande de subvention rétroactive, durant la même année scolaire. Si vous avez un évènement lors de la session d’automne mais que vous manquez le délai, vous pouvez faire votre demande lors de la session d’hiver suivante (avant la date limite !)
    • Dans ce cas, prenez soin d’inclure un budget montrant vos dépenses/recettes ainsi que les reçus de tous vos achats.

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Comment les scores d’audit des clubs AÉUM affectent-ils les demandes de subvention ?

  • Les subventions du Fonds des clubs sont accordées en priorité aux clubs ayant les meilleurs scores d’audit (le Comité des financements traite les demandes dans l’ordre décroissant des scores, et par groupes de cinq.)
  • Jusqu’à présent, le fonds des clubs a systématiquement été épuisé avant que les clubs ayant un score d’audit inférieur à quatre ne soient considérés.
    • Tout club à part entière de l’AÉUM est invité à déposer une demande pour le Fonds des clubs, mais si votre score d’audit est faible vous aurez certainement de meilleures chances de demander un autre type de subvention (les scores d’audit n’affectent pas autant les autres subventions).

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Fonds des clubs: Le financement des clubs se fait-il par année ou par session ?

  • Les clubs à part entière de l’AÉUM devraient déposer leur demande en vue d’amortir leurs couts d’opération pour la session scolaire en question. Déposez votre demande en septembre pour vos activités de la session d’automne, et en janvier pour vos activités de la session d’hiver.

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Fonds des clubs: Pourquoi aurais-je besoin de deux budgets différents ?

  • Vous devriez faire votre demande de subvention des clubs par session. Cela veut dire que le budget propre à votre évènement/projet sera le budget pour la session faisant l’objet de votre demande, alors que votre budget annuel inclura les deux sessions scolaires de l’année.
  • Le budget propre à votre évènement/projet sera plus détaillé et sera le budget principal utilisé pour évaluer votre demande. Le budget annuel a pour but de donner au comité une idée de l’état financier de votre groupe.

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L’AÉUM a déjà financé mon club avant, ça veut dire qu’on sera forcément financé cette année, non ?

  • Non. Les subventions allouées précédemment n’influencent pas les demandes actuelles.
  • Cette règle est tirée du règlement du Comité des financements, que le Comité se doit de respecter.
    • Règlement intérieur des finances et des opérations, Comité des financements, partie 1, article 2.6: « Les subventions allouées par le passé ne constituent pas un fondement valide pour l’actuelle allocation de subventions aux groupes étudiants. »

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Mon groupe étudiant n’a pas de compte en banque, est-il possible d’adresser le chèque à l’un de ses membres ?

  • Non. L’AÉUM a stricte obligation de ne pas émettre de chèque à des particuliers.
  • Si votre groupe étudiant n’a pas de compte en banque mais fait partie d’une organisation mère, cette dernière pourra encaisser le chèque pour vous.
    • Par exemple, les équipes de conception d’ingénierie font adresser le chèque de l’AÉUM à l’EUS, qui distribue ensuite l’argent de ce chèque aux équipes.
    • Si vous avez des problèmes, contactez le Commissaire aux financements à fundcom@ssmu.mcgill.ca.

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Nous sommes un club AÉUM mais nous n’avons pas de compte en banque AÉUM, comment peut-on recevoir des fonds ?

  • Si vous êtes un club AÉUM, vous ne pouvez recevoir de subventions sans compte en banque AÉUM.
  • Si vous ne connaissez pas votre numéro de compte bancaire vous pouvez contacter l’Administrateur des clubs à clubadmin@ssmu.mcgill.ca.
  • Si votre compte en banque AÉUM est encore en train d’être créé pendant la date butoir, vous pouvez néanmoins déposer votre demande de subventions avec une note indiquant cela.
    • Cependant, vous ne recevrez votre subvention qu’une fois votre compte en banque ouvert.
    • Il est de votre responsabilité de contacter le Commissaire aux financements (fundcom@ssmu.mcgill.ca) une fois que vous aurez reçu votre numéro de compte.

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Le nouveau processus de dépôt de demande ne m’est pas clair : Une subvention par demande pour une activité/évènement ?

  • Les motifs derrière les modifications du processus de financement se trouvent sur la SSMU page principale de l’AÉUM sur le financement des groupes étudiants..
    • o En bref – La règle du « un évènement, une subvention par demande » permettra au Comité des financements de traiter les demandes plus rapidement, ce qui permettra aux groupes étudiants de recevoir leur réponse plus rapidement !
  • Dans la plupart des cas, ce sera simple. Voyez les exemples ci-dessous :
    • Vous organisez une conférence sur le campus ?
      • Envoyez une demande, probablement pour le Fonds de la vie de campus.
    • Vous organisez une série de conférences ou du bénévolat hebdomadaire ?
      • Vous n’avez pas besoin d’envoyer une demande par conférence ou par semaine de bénévolat, mais plutôt une demande par session scolaire. Il est très important de faire vos demandes par session – cela facilitera le deuxième acompte pour tout le monde !
    • Vous faites partie d’une équipe faisant plusieurs voyages ?
        • Dans ce cas, la chose la plus importante est de n’inclure dans votre demande que les voyages que vous ferez pendant la session scolaire (si vous demandez une subvention lors de la session d’automne, n’incluez que les voyages qui auront lieu pendant cette session. Une fois de plus, il est important de faire vos demandes par session, afin de faciliter le deuxième acompte pour tout le monde !
    • Dans le doute, envoyez une demande par voyage !
    • Vous êtes un club AÉUM à part entière avec des couts opérationnels (tels que l’achat de chèques) et organisant plusieurs petites activités (mais vraiment petites)?
      • Vous pourrez sans doute envoyer une demande pour les activités de cette session.
      • Des exemples de petites activités : des réunions plénières, une soirée de jeux de société, une balade pour aller récolter des pommes, etc.
      • Si vous avez un évènement tel qu’un concert, une conférence, un tournoi ou une sortie en boite de nuit, alors vous devriez envoyer des demandes séparées. Vous pourrez toujours demander une subvention du Fonds des clubs pour ces activités plus grandes, mais vous devriez l’envoyer séparément.
  • Si vous êtes toujours dans le doute, contactez le Commissaire aux financements à fundcom@ssmu.mcgill.ca Veuillez poser vos questions au moins quelques jours avant la date butoir pour être sûr de recevoir une réponse à temps.

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À quelle occasion devrais-je demander plusieurs subventions ?

  • L’idée qu’un groupe a de meilleures chances d’obtenir plus de subventions si ce groupe envoie plusieurs demandes visant des fonds différents est catégoriquement fausse.
    • Le Comité des financements n’émettra pas de subventions si l’évènement ou le projet ne correspond pas clairement à la mission du fonds en question. L’envoi de multiples demandes frivoles est une perte de temps pour le Comité, et n’aura pour effet que de réduire vos chances de recevoir les subventions.
  • Cela dit, il y a parfois de bonnes raisons de demander plusieurs types de subventions.
  • Un bon exemple d’une telle situation est si une conférence sur le campus engage des interprètes en langue des signes.
    • La plupart des frais engendrés par l’évènement relèveraient du Fonds pour la vie de campus, mais le groupe peut faire une demande de subvention du Fonds équitable pour les frais liés à la traduction en langue des signes.
  • Un bon exemple d’une situation ou l’envoi de multiples demandes N’EST PAS une bonne idée est lorsque vous n’arrivez pas à vous décider entre le Fonds des clubs et le Fonds pour la vie de campus.
    • Vous serez tenus de justifier la raison pour laquelle chaque dépense devrait être subventionnée par tel ou tel fonds, ce qui sera difficile si vous divisez arbitrairement les dépenses que vous souhaitez amortir entre chaque fonds.
    • Si vous n’êtes pas sûr du type de subvention que vous devriez demander, contactez le Commissaire aux financements à fundcom@ssmu.mcgill.ca (au moins quelques jours avant la date butoir pour être sûr de recevoir une réponse à temps.)
  • Si vous décidez de demander plusieurs types de subventions pour le même évènement, veuillez indiquer clairement quels aspects et quelles dépenses de l’évènement devraient être couvertes par quels fonds.

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Je souhaiterais demander plusieurs subventions pour l’un de mes évènements. Que devrais-je faire ?

  • Tout d’abord, veuillez lire la réponse précédente pour savoir si une telle démarche est judicieuse !
  • Si vous êtes toujours convaincus que votre évènement devrait être subventionné par plusieurs fonds, vous devrez envoyer des demandes séparées pour chaque fonds concerné, et indiquer quelles dépenses devraient être couvertes par quel fonds..
    • Ces demandes seront traitées séparément, elles devraient donc être rédigées de sorte à ce qu’elles puissent être lues comme des demandes séparés.
    • Le Comité des financements ne devrait pas avoir à estimer quelles dépenses devraient être couvertes par quel fonds – cela doit être indiqué clairement. Seules les dépenses auxquelles vous aurez indiqué un fonds seront considérées pour ce fonds.
  • Notez bien : ceci n’est pas une occasion pour vous de dire : « mon évènement correspond à ces deux fonds, donc je demanderais ces deux types de subventions pour maximiser la somme que je recevrais ! » Cela fera tache sur votre dossier. Il est très probable que, dans ce cas-là, le Comité ne considère que la première demande qui leurs passeront sous la main, donc surtout ne faites pas ça !
    • Ceci n’est pas une règle à la volée. Elle fait toute la différence dans le traitement des demandes, et même quelques exceptions à cette règle auraient un impact sévère sur la vitesse à laquelle les décisions peuvent être prises.

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Le Rapport du deuxième acompte et l’Audit de club s’agissent-ils de la même chose ?

  • Le Rapport du deuxième acompte et l’Audit de club ne sont pas la même chose, et les clubs AÉUM sont tenus d’envoyer ces deux dossiers dans leurs délais respectifs.
  • Le Rapport du deuxième acompte a pour but de s’assurer que les fonds versés par l’AÉUM aient bien utilisés pour leur objectif principal.

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Quand connaitrais-je la décision relative à ma demande et quand recevrais-je ma subvention ?

  • Grace au nouveau processus de dépôt de demande, nous pouvons désormais déterminer avec plus de précision les dates lors desquelles les décisions seront prises.
  • Nous sommes encore en train de déterminer ces dates. Elles seront publiées ici ou sur la SSMU page principale de l’AÉUM sur le financement des groupes étudiants vers le 22 janvier. .
  • Vous devriez recevoir votre subvention d’ici deux à trois semaines après avoir reçu la décision.
  • Veuillez garder à l’esprit que ces dates sont sujettes à être modifiées, dû à certains facteurs imprévisibles.
  • Veuillez également garder à l’esprit que différents types de groupes reçoivent leurs subventions de différentes façons :
    • Les clubs AÉUM reçoivent leurs fonds par transfert direct sur leur compte.
    • Les services AÉUM reçoivent leurs fonds par transfert interdépartemental sur leur compte départemental.
    • Les autres groupes reçoivent leurs fonds par chèque, qui leur sera envoyé à l’adresse indiquée.

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Qui contacter

Qui devrais-je contacter au cas où j’ai des questions ?

  • Veuillez contacter le Commissaire aux financements à fundcom@ssmu.mcgill.ca
  • Si vous contactez n’importe quel autre membre du Comité des financements, nous leur avons instruit de vous référer au Commissaire aux financements.
    • Il ne s’agit pas là d’être agaçant et méga bureaucratique. C’est en partie parce que la plupart du temps, aucune autre personne ne peut vous donner de réponses à ces questions, mais également pour s’assurer que les informations données soient précises et cohérentes.

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J’ai envoyé un e-mail au Commissaire aux financements mais il ou elle ne m’a toujours pas répondu ?!

  • Le Commissaire aux financements est un membre du personnel travaillant à temps partiel, ayant de nombreuses activités chronophages, et recevant des centaines d’e-mails par session scolaire.
    • Pendant les périodes de pointe, tel que juste avant la date limite ou avant la fin de la session, prévoyez au moins une semaine avant de recevoir une réponse.
    • Pendant les périodes régulières, le temps d’attente est d’environ cinq jours.
  • Si vous ne recevez pas de réponse après une semaine, vous pouvez de nouveau envoyer un e-mail au Commissaire aux financements, préférablement en faisant suivre votre e-mail précédent accompagné d’une note.
  • Si votre problème est pressant, le Commissaire vous répondra certainement plus rapidement.
    • Si vous avez absolument besoin d’une réponse plus rapide, vous pouvez contacter le v.-p. finances et opérations de l’AÉUM, mais si votre e-mail n’est pas vraiment urgent il le fera sans doute suivre au Commissaire aux financements.

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Qui est le ou la Commissaire aux financements ? Quand puis-je le/la voir ?

  • Le Commissaire aux financements est un employé à temps partiel et est également bien souvent un étudiant à plein temps à McGill.
  • Le Commissaire aux financements n’as pas de bureau attitré à l’AÉUM, nous vous prions donc de bien vouloir ne pas demander à le voir en personne au bureau d’accueil. En revanche, le Commissaire peut avoir des heures de bureau, qui se trouveront sur la page principale de l’AÉUM sur le financement des groupes étudiants, mais vous pouvez également leur envoyer un e-mail à fundcom@ssmu.mcgill.ca pour leur demander un rendez-vous.

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J’ai des questions au sujet du fonds écologique, du fonds équitable et du fonds des premières années.

  • Si vous vous demandez si votre évènement, projet ou initiative se qualifie pour une subvention du Fonds écologique, équitable ou des premières années, vous pouvez contacter le Commissaire environnemental (environment@ssmu.mcgill.ca), le Commissaire pour l’équité (equity.com@ssmu.mcgill.ca), ou le Conseil des premières années (fyc@ssmu.mcgill.ca), respectivement.

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